Riscossione – Obbligo del concessionario di conservare copia della cartella di pagamento, anche quando abbia notificato a mezzo raccomandata postale – Obbligo del concessionario di rilasciare un’attestazione che dia atto dell’inesistenza della cartella, spiegandone le ragioni.

 

Con ordinanza del 13 dicembre 2021 n. 8288, la IV Sezione del Consiglio di Stato ha rimesso all’Adunanza Plenaria, esistendo un contrasto tra le sezioni del Consiglio di Stato, i seguenti quesiti:

“a) se il concessionario possa essere esonerato dalla conservazione della copia della cartella di pagamento

  1. b) se la cartella, ai fini dell’accesso, possa essere surrogata dall’estratto di ruolo”.

Su tali quesiti l’Adunanza Plenaria ha espresso il seguente principio di diritto:

1) Il concessionario, ai sensi dell’art. 26 comma 5 del DPR 602/73, ha l’obbligo di conservare la copia della cartella di pagamento, anche quando esso si sia avvalso delle modalità semplificate di diretta notificazione della stessa a mezzo di raccomandata postale;

2) Qualora il contribuente richieda la copia della cartella di pagamento, e questa non sia concretamente disponibile, il concessionario non si libera dell’obbligo di ostensione attraverso il rilascio del mero estratto di ruolo, ma deve rilasciare una attestazione che dia atto dell’inesistenza della cartella, avendo cura di spiegarne le ragioni.

L’Adunanza Plenaria, dunque, si sofferma sul tenore testuale dell’art. 26, quinto comma, del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 602, chiarendo che il concessionario deve conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell’avvenuta notificazione o l’avviso di ricevimento ed ha l’obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente o dell’amministrazione.

L’unico elemento di incertezza posto dalla norma riguarda le due modalità di conservazione del documento: a) la copia della cartella, oppure b) la “matrice”.

Il riferimento alla “matrice”, però, in forza delle previsioni di cui al D.Lgs. 26 febbraio 1999, n. 46, e del D.M. 03 settembre 1999, n. 321, ha perso di significato e valenza applicativa: la cartella, infatti, è divenuto un documento estratto a mezzo stampa dal ruolo informatico, secondo un modello predeterminato in sede regolamentare nei suoi contenuti e nel suo standard.

La modalità alternativa di conservazione dell’atto, dunque, si è concentrata su una sola modalità: l’effettuazione della copia della cartella.

Ne discende la necessità di un’azione informatica o umana che consenta di tenere traccia fedele e conforme del detto originale; vi dev’essere la riproduzione conforme dell’atto, non essendo possibile, ai fini dell’accesso, adempiere alla richiesta a mezzo del rilascio di un estratto di ruolo, ossia della mera stampa di dati estrapolati dal ruolo infortatizzato, ma non “organizzati” in cartella.

Conformemente a quanto affermato dalla Consulta, poi, la Plenaria, ritiene che via sia il dovere, in capo al concessionario, di esibire, a richiesta del contribuente, la copia della cartella, obbligando i concessionari a necessari adattamenti e opportune misure organizzative per far fronte a tali richieste, e ciò anche in forza dell’art. 22 comma 6 della legge 241/90 che correla all’ “obbligo” di detenere (e non alla concreta detenzione) il diritto d’accesso.

Infine, la Plenaria chiarisce che, in forza della prassi organizzativa che renda non disponibile una copia della cartella suscettibile di ostensione, il concessionario dovrà rilasciare specifica attestazione della mancata detenzione della cartella, avendo cura di specificarne le cause, essendo evidente che l’obbligo di concreta ostensione incontra il limite della oggettiva possibilità.

Massima a cura dell’Avv. Guido Acquaviva Coppola